業務プロセスの現状分析と課題の洗い出し
最初のステップは、自社の業務プロセスを客観的かつ体系的に分析することです。営業やマーケティングの現場では、日々多様な業務が進行していますが、その中には属人化による業務依存や、非効率な手作業、さらには情報の断絶や業務の重複が発生しているケースも珍しくありません。このため、まず業務フローを図式化し、各部門の担当者へのヒアリングや現地観察を丁寧に行うことで、現場の実態を深く理解します。このプロセスを通じて、課題の所在や業務の重複だけでなく、手作業に頼らざるを得ないポイント、システム化できていない業務や情報共有のギャップなど、普段見えづらい「構造的な問題」が明確化されます。
この段階で得られた詳細かつ客観的な業務分析は、後続のHubSpot導入フェーズにおいて、どの機能をどの部門・担当業務でどのように活用すべきか判断するための重要な基盤となります。業務とシステムの最適な対応関係を設計し、後戻りや手戻りを防ぐ上でも、この初期分析にしっかり時間をかけることが、業務改革およびDX推進の成功に直結します。
HubSpotの機能と自社業務のマッピング
業務プロセスの現状を把握したら、次はHubSpotの各機能と自社業務の対応関係を整理します。HubSpotにはCRM、マーケティングオートメーション、営業支援（SFA）、カスタマーサポートなど多岐にわたる機能が実装されており、それぞれの部署や担当業務のユースケースに即した設計が不可欠です。
たとえば、営業チームの場合は「取引（ディール）」や「パイプライン」の設計を中心に、案件管理や活動履歴の記録、進捗状況の可視化といった具体的な業務フローに合わせたカスタマイズが求められます。マーケティングチームであれば、メールマーケティング配信設定や、LP・フォームの連携、スコアリングによる見込み顧客の抽出、セグメント別のキャンペーン実施など、施策ごとの活用シーンに即した要件定義が重要になります。
また、カスタマーサポート部署ではチャットボットやナレッジベース、チケット管理などHubSpotのサービス機能を組み合わせることで、顧客対応の質とスピードを向上させることが可能です。このように、各部門の役割や業務プロセスを丁寧に棚卸しし、HubSpot上でどう再現・最適化できるかを検討します。
こうしたマッピング作業を通じて、「ツール導入が目的化してしまうリスク」を回避し、自社の業務改善・生産性向上に直結する“本質的な業務基盤”としてHubSpotを位置づけることができます。結果として、導入後に業務全体の再現性や標準化が進み、部門横断でのデータ活用やコミュニケーションもより円滑になります。
業務プロセスの再設計と標準化
業務の無駄や課題が明確になったら、それを前提にして業務プロセスを再設計します。再設計のポイントは、「シンプルで再現性があること」です。属人的な判断や担当者ごとの勘・経験に依存するのではなく、誰でも同じ手順・品質で実行できる標準化された業務プロセスへと落とし込みます。具体的には、各タスクの入口・出口や責任の所在を明確化し、マニュアルやチェックリストなど現場目線で実用性の高い運用ドキュメントも整備します。
このタイミングで、HubSpotの自動化機能（ワークフローやトリガー、シーケンス、タスク割当てなど）を業務プロセスのどの部分にどのように組み込むかを設計し、通知や承認フロー、データ連携の要件まで明文化しておくことで、導入後の運用と部門間連携が格段にスムーズになります。加えて、部門やプロセスごとに明確なKPIを設定し、各フェーズのパフォーマンスが可視化できるようにしておくことで、業務改善施策の成否を客観的に評価でき、継続的なPDCAに役立てることが可能です。これにより、業務プロセスが単なる“形だけ”のものではなく、確かな成果へと直結する仕組みとして組織全体に定着します。
HubSpot導入とデータ移行の実行
業務設計が完了したら、HubSpotの環境構築とデータ移行を開始します。移行前には、重複や誤記、フォーマット違いといった課題を解消する「データクレンジング」が不可欠です。
また、Google WorkspaceやSlack、Zapierなど外部ツールとの連携設計、操作マニュアルやトレーニング資料の整備もこのタイミングで実施し、現場へのスムーズな定着を促します。
運用フェーズと継続的な改善活動
HubSpotの運用が始まった後も、プロジェクトは「導入して終わり」ではありません。成果を最大化するためには、定期的にKPIやレポートを確認し、業務プロセスやシナリオのパフォーマンスを客観的に評価し続けることが不可欠です。この「PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）」の確立により、現場の状況や新たな課題に柔軟に対応しながら、業務フローの最適化と再現性の高い成果創出を両立できます。
また、ユーザーの声や実際の利用データを起点に、UI・UXの改善、業務手順やシナリオの微調整、さらには自動化やレポート可視化の拡充といった継続的なアップデートも重要です。HubSpotは業務変化や組織成長に合わせて素早く調整できる高い柔軟性を有しているため、日常的な運用データと現場ニーズを組み合わせて自社独自の最適解へと磨き上げていく運用設計が理想です。
こうした「運用後の改善活動」こそが、ツールの潜在能力を最大限に引き出し、部門横断でのナレッジ蓄積や業務の標準化・自動化を実現する基盤となります。現場の声を積極的に取り入れ、課題発見から改善策の実行、結果の可視化・スピーディな改善サイクルを組織全体で徹底することで、HubSpotを中心とした継続的な業務改革へとつなげましょう。
HubOneだからこそ業務プロセス改革が成功に近づく理由
HubSpot導入と業務プロセスの見直しには、ツールへの深い理解と全体業務を俯瞰する広い視野、さらに現場担当者との丁寧な対話が不可欠です。HubOneは、国産・外資を問わず多様なSaaS導入や業務改革に携わり、100社以上のデジタルマーケティングや業務プロセス支援を通じて豊富な知見と実績を積み重ねてきました。これにより、単なる「ツールの初期セットアップ」やマニュアル提供のみならず、現場業務に即した運用定着、ワークフローの自動化設計、KPI管理までを一気通貫で支援できる点が強みです。
私たちは現場で起きているリアルな課題や運用上の不安に寄り添い、ヒアリングやワークショップを重ねて「現場が本当に使いこなせる仕組み」を現実化します。加えて、導入後も成果に結びつくPDCA型の運用設計やプロセス改善を継続することで、企業ごとに最適化された成長支援を行っています。HubSpot導入の根本的な目的は「業務の仕組み化」と「売上・顧客価値への直結」であり、その達成には、単にツールを導入するだけでなく、現場で実際に運用・活用されるまでを見据えたパートナーの伴走が不可欠です。
HubOneは、HubSpotの専門知識と現場運用ノウハウの両軸を持ち、経営目線と現場目線を融合させた実践的な伴走支援にコミットしています。企業単位の複雑な要件や成長フェーズに合わせて最適な業務設計・HubSpot活用を実現し、「成果が出るまで」責任を持ってサポートする存在です。貴社のDX推進・業務改革を、HubOneが信頼できるパートナーとして全力でご支援します。
