HubSpot導入におけるデータ整備の重要性と実践法｜移行成功の鍵は事前準備にあり

HubSpot導入前に直面する“データの壁”とは

HubSpot導入時に最初の障壁となるのが、「既存データの混在・分断」です。

多くの企業では、これまでにExcelやスプレッドシート、名刺管理アプリ、SFA、さらには独自開発の基幹システムなど、さまざまなツールやシステムを用いて営業・顧客データを管理してきました。しかし、こうした多種多様な管理手法により、同一顧客情報が部署や担当ごとに点在したり、フォーマットや項目定義がバラバラなまま蓄積されているケースが非常に多く見受けられます。結果として、HubSpotへデータ移行を行う際に「同じ顧客が複数レコードとして重複登録されてしまう」「必要な連絡先や属性情報が欠落してしまう」「各項目の粒度や命名が統一されておらず、正確なマッピングが困難」という課題が顕在化します。

加えて、営業部門とマーケティング部門、あるいはカスタマーサクセス部門など、部門ごとに利用目的や入力ルールが異なることで、顧客データの定義や粒度にもズレが発生しがちです。こうしたギャップが移行後の混乱や活用不全を招き、導入したはずのHubSpotのメリットを十分に享受できないリスクとなります。最悪の場合、現場が「移行後のシステムが使いづらい」「分析や業務フローが分断されたままで運用できない」といった不満を抱え、せっかくのツール導入が定着しない要因にもなりかねません。

このように、移行元データの現状把握と全社的なデータ定義の統一は、HubSpot導入を成功させるうえで欠かせない重要ステップです。

移行前にやるべきデータクレンジングのポイント

データ移行の前に必ず実施すべきなのが「データクレンジング」です。

クレンジングとは、既存データから不要な情報や誤った内容、重複レコード、そして古い情報を徹底的に取り除き、正確かつ一貫性のある形に整備するプロセスです。この工程を軽視すると、たとえHubSpotへデータを移行しても、顧客情報を正しく統合・管理できず、各種自動化や分析も期待通りに機能しません。特にBtoBビジネスにおいては、営業やマーケティング、カスタマーサクセスなど複数部門間での連携やKPI達成にも影響し、せっかくHubSpotを導入しても本来得られるべき成果を最大化できなくなります。正確なデータ基盤がなければ、セグメント配信やスコアリング、ダッシュボード分析といった高度な機能の活用も制限されてしまうため、クレンジングは“導入前の必須ステップ”であることを意識しましょう。

クレンジングで特に意識すべきポイントは以下の通りです。

• 重複レコードの削除・統合
  例えば、「株式会社」と「(株)」のように会社名の表記が異なっていたり、担当者の氏名が漢字とカタカナで入力されていたりすることで、本来は同一の企業であるにもかかわらず、システム上は別々のレコードとして複数登録されてしまうケースがあります。さらに、部署名や役職の追加・省略、敬称の有無などの違いも重複登録の要因となります。こうしたデータのばらつきを整理し、同一企業・担当者情報を正しく統合することで、複数部署や部門をまたいだ包括的かつ一元管理を実現し、後工程のデータ活用や自動化プロセスの精度向上につなげます。
• 表記ゆれの統一
  全角・半角文字や記号、敬称（例：「様」「さん」の有無）に関する表記ゆれやバラつきを統一し、項目ごとに一貫性のある入力ルールを適用
• 必須項目の整備
  メールアドレスや電話番号といった連絡手段はもちろん、氏名や会社名など後続の営業・マーケティング活動に不可欠な情報がすべて入力されているか、不備や抜け漏れがないかを丁寧にチェックしましょう。これらの必須項目が欠落していると、HubSpot上での顧客認識や自動化フロー、セグメント配信の精度に支障が出るため、移行前に不足情報を補完し、フォーマットも統一した状態に整えることが重要です。
• 最新情報への更新
  役職や所属、連絡先などの各フィールドが最新の情報に更新されているか、古いままになっていないかを徹底的にチェックします。異動や昇進、組織再編、メールアドレスや直通番号の変更といった細かな更新も見落とさず、現時点で実務に活用できる精度を担保することが重要です。必要に応じて、社内外の最新情報をもとにデータのアップデートや不足項目の補完も行い、HubSpotに移行する全情報が現況に即した内容となるように整備しましょう。

こうした準備が、HubSpotの自動化機能やセグメント配信を精度高く活用する前提となります。

どのようなデータをHubSpotに移行すべきか

すべてのデータをHubSpotにそのまま移行する必要はありません。むしろ、「どのデータを移すべきか」を戦略的に選別することが、その後の運用効率や業務の質を大きく左右します。やみくもに古いデータや利用頻度の低い情報まで移行してしまうと、システム上の管理コストや混乱が増し、現場での活用度が低下するリスクも高まります。だからこそ、「どんな情報が現場のオペレーションや意思決定に不可欠なのか」を明確にし、必要最小限かつ最適な範囲を見定めることが重要になります。

まず取り組むべきは、「今後の営業・マーケティング活動や分析に必須となるデータ」と、「参考情報として保持しておきたい補足的なデータ」の2軸で分類・整理を行うことです。これにより、現場ごとに異なるニーズや業務要件をヒアリングしながら、各部門間で移行方針の認識齟齬を防ぎ、効率的・再現性の高いデータ移行の基盤が整います。下記の視点で情報を整理すれば、移行すべきデータの優先順位や範囲が一層明確になります。

• 必須データ
  顧客の会社名、担当者名、連絡先、取引履歴に加えて、所属部署や役職、メールアドレス、電話番号、商談ステータス、契約内容、最新の活動履歴など、営業やマーケティングの現場で日々のオペレーションや意思決定に不可欠な情報が該当します。これらの情報は、次回アプローチ時のパーソナライゼーションや、セグメントごとのキャンペーン配信、営業進捗の可視化、クロスセルやアップセル提案のきっかけ創出など、今後のあらゆるビジネス活動の基盤となるため、必ず網羅的かつ正確に移行・管理することが求められます。
• 参考データ
  例えば、過去の問い合わせ履歴や名刺スキャンデータ、展示会リストなどは、全件をHubSpotに取り込むのではなく、事業運営や営業・マーケティング活動に不可欠な要点のみを厳選し、必要なエッセンスだけをHubSpotへ反映させます。元データそのものは外部ストレージや専用ツールに保管し、重要な接点や商談の履歴、キーマン情報など、業務上すぐに活用したいデータのみを移行・統合することで、HubSpot内のデータが煩雑化することを防ぎ、“使われるCRM”としての精度と価値を高めることができます。

さらに、HubSpotにデータを取り込む際には、プロパティ（項目）の設計が極めて重要です。部門ごとにバラバラだった項目名や内容を全社で統一し、現場の業務フローや分析目的に適した形で整理・定義します。こうして定義した項目を、HubSpotのプロパティへ的確にマッピングすることで、営業・マーケティング・カスタマーサクセスなど各部門間で一貫したデータ活用が実現可能となります。また、事前の整理により、移行後のプロパティ間での重複や漏れを防ぎ、後続で必要となるセグメント配信やレポーティング、スコアリングといった高度な活用もスムーズに行えます。さらに、項目設計の段階で将来的な運用や拡張も見据えておくことで、ビジネスの成長に合わせた柔軟なデータ活用基盤を構築できるのです。

部門を超えた連携で成功するデータ整備の進め方

データ整備は決してシステム担当や一部部門だけが担う作業ではなく、全社的なプロジェクトとして捉える必要があります。特に、営業、マーケティング、カスタマーサクセスといった複数部門が主体となり、「何のためにどのような基準でデータを整備するのか」という方針や目的を明確にし、共通認識を持つことが不可欠です。これにより、各部門の異なる業務ニーズやデータ活用目的をすり合わせた上で、全社最適なデータ構造と運用基準を設計できます。

たとえば、マーケティング部門では業種や企業規模といったセグメント属性の把握、営業部門では商談履歴や担当者との信頼関係、カスタマーサクセス部門では契約更新や課題管理といった視点で重要データが異なります。このような部門横断のニーズを集約・整理し、共通で管理すべき項目と部門独自の項目を明確に分けて設計することで、データ仕様のズレや活用における齟齬を最小限に抑えることが可能です。

さらに、データ整備後の情報を「誰が」「どのタイミングで」「どのような手順で」管理・更新するかといった運用体制を事前に明確化しておくことも重要です。運用ルールや更新フロー、品質管理の仕組みを体系的に設けることで、HubSpot導入後も全社でデータの正確性・一貫性を維持し続けることができます。こうしたガバナンス体制を構築することで、間違いや漏れ、運用の属人化を防ぎながら、継続して業務・分析の質を高める基盤を作れます。

データ整備においては準備段階から全社的な合意形成・業務設計を怠らず、部門横断で協働することが、HubSpot活用の定着と最大成果に直結するポイントです。

データ移行後に差がつく、HubSpotでの“データ活用設計”

データの整備と移行が完了した後、次に重要となるのは「そのデータをいかに事業成果につなげるか」を見据えた活用設計です。移行や統合作業が終わると、整った顧客データの一覧や新しいCRM画面を眺めて満足してしまいがちですが、実際の価値はそこから生まれるアクションや成果にあります。

たとえば、セグメントごとにパーソナライズされたメールマーケティングを自動配信したり、営業案件の優先度をスコアリングで可視化する、カスタマーサクセス部門で契約更新やアップセルのフォローを自動化するなど、HubSpotの高度な自動化機能やワークフローを活用することで、「情報」から「アクション」への連鎖を生み出します。

そのためには、まず目指すKPIやKGI、業務ゴールに沿ったプロパティ設計や、リードから顧客までのライフサイクルステージ定義、ダッシュボードやレポートによるKPIの可視化・リアルタイム追跡が不可欠です。さらに、営業やマーケティング部門ごとに入力ルールやデータ更新フローを定め、日々の運用のなかでデータの鮮度や正確性を維持する体制づくりが求められます。

せっかく整理したデータも、運用ルールが形骸化したり、更新が滞ればすぐに陳腐化し、導入効果も限定的になってしまいます。「データを活用する前提で設計し、運用・活用サイクルを定着化させること」こそが、HubSpotのROIを継続的に最大化し、現場で使われ続けるCRM基盤の維持に直結します。

このような「活用を中心に据えたデータ設計」と「継続性を担保する運用ルール」の両輪が、業務の成果や意思決定につながる“生きたデータ基盤”を実現します。

HubOneだからこそ、HubSpot導入を成功に導ける理由

データ整備は、単なる「準備作業」ではありません。HubSpotの力を最大限に発揮させ、営業・マーケティング活動を一貫性のあるものへと進化させるための“基盤”です。この基盤が整っていることで、部門横断の戦略実行やKPI達成を支え、複雑化するBtoBビジネスの現場で持続可能な成果を実現できます。そしてこの基盤づくりこそ、HubOne（ハブワン）が得意とする領域です。

ハブワンは、HubSpotを中心とした営業DX・マーケティングDXの実現において、単なる導入支援にとどまらず、要件定義や現状分析、移行設計、運用定着化までワンストップで伴走できる体制を構築しています。移行前のデータクレンジングやプロパティ設計はもちろん、移行後の運用設計・ワークフロー自動化、全社横断でのデータ活用支援まで幅広く支援します。また、チームごとのトレーニングやマニュアル作成、ダッシュボードによるリアルタイム可視化といった“運用の仕組み化”にも強みを持ち、これまで中小企業からエンタープライズ企業まで多様な業態で定着と成果につなげてきた実績があります。

HubSpot導入を「やってよかった」と実感するためには、信頼できるパートナーの存在が不可欠です。データ整備という目に見えづらく後回しにされがちな工程こそ、成果を大きく左右する“武器”へと昇華させる——その一歩としてハブワンは、お客様の現場を深く理解し、最適なデータ基盤を構築、運用まで一貫してご支援します。データの“準備作業”をビジネス成長の原動力に変えること、それこそがハブワンの提供価値です。